Alle Manager und Führungskräfte müssen die Kunst der Delegation beherrschen. Zu verstehen, wie und wann man Verantwortung auf andere überträgt, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer hohen Produktivität, sowohl auf persönlicher als auch auf organisatorischer Ebene. Das Wissen, wie man delegiert, ist auch für eine effektive Führung unerlässlich.

Zu lernen, wie man delegiert, bedeutet, ein kohärentes und effektives Team aufzubauen, das Termine einhalten kann. Darüber hinaus wird das Wissen, wann und wie Sie Ihre Arbeit delegieren können, Ihre Arbeitsbelastung verringern und so Ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz verbessern und Ihre Arbeitszufriedenheit steigern. Leider sind viele Leiter unsicher, wie sie richtig delegieren sollen oder zögern, dies zu tun.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Delegation wirklich bedeutet, wie Ihr Team davon profitiert und wie Sie Aufgaben erfolgreich delegieren können.

Die Bedeutung der Delegation

Ein effektiver Leiter weiß, wie man delegiert. Wenn Sie einen Teil Ihrer Arbeit delegieren, gewinnen Sie Zeit und erreichen täglich mehr. Eine effektive Delegation fördert auch die Produktivität innerhalb eines Teams, indem sie auf die vorhandenen Fähigkeiten seiner Mitglieder zurückgreift und es ihnen ermöglicht, neue Kenntnisse und Kompetenzen zu entwickeln. Das Ergebnis ist ein flexibleres Team, das sich bei Bedarf Rollen teilen kann.

Wenn Sie bereit sind zu delegieren, fördern Sie eine Atmosphäre des Vertrauens. Ihr Handeln ist ein klares Signal: Als Führungskraft vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie die gewünschten Ergebnisse erzielen. Als Ergebnis werden sie Sie als einen sympathischen und effizienten Leiter betrachten, der ihre Fähigkeiten und Bedürfnisse respektiert.

Bei der Delegation geht es nicht darum, Befehle zu geben und zu hoffen, dass sich Ihre Mitarbeiter anpassen. Die Aufgabe eines Managers ist es, das Beste aus den unter seiner Aufsicht stehenden Personen herauszuholen und dabei die Produktivität und den Gewinn zu maximieren.

Sorgfältige Absprachen helfen, die einzigartigen Stärken und Schwächen der Teammitglieder zu erkennen und zu nutzen. Die Abordnung stärkt auch das Engagement der Mitarbeiter, da sie beweist, dass die Führungskräfte daran interessiert sind, ihre Talente zu nutzen.

Die Angst zu delegieren

Delegation steigert die Produktivität, aber nicht alle Manager sind bereit oder in der Lage zu delegieren. Warum? Hier sind einige häufige Gründe:

  • Es kann sein, dass sie die Idee verübeln, dass jemand anderes die Anerkennung für ein Projekt bekommt.
  • Sie sind zwar bereit, im Prinzip zu delegieren, fürchten aber, dass ihr Team nicht in der Lage sein wird, ein höheres Maß an Verantwortung zu übernehmen.
  • Sie können vermuten, dass ihr Personal bereits überlastet ist und zögern, ihre Belastung zu erhöhen.
  • Sie können vermuten, dass es einfacher und schneller ist, eine Aufgabe selbst zu erledigen.
  • Sie lehnen es ab, Aufgaben loszulassen, die ihnen Spaß machen.
  • Sie befürchten, dass, wenn sie Verantwortung delegieren, ihr eigener Vorgesetzter zu dem Schluss kommt, dass sie ihre Arbeitsbelastung nicht bewältigen können.

Delegation vs. Zuteilung

Die meisten Menschen denken, dass Delegation und Zuteilung gleichbedeutend sind, aber es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen beiden.

Wenn Sie eine Aufgabe zuordnen, weisen Sie lediglich einen Untergebenen an, eine bestimmte Aktion auszuführen. Sie sagen ihnen, was sie tun sollen, und sie tun es – so einfach ist das. Andererseits geht es bei der Delegation darum, einen Teil der eigenen Arbeit auf eine andere Person zu übertragen. Sie erhalten nicht nur eine Reihe von Anweisungen. Vielmehr werden sie in eine Rolle gestellt, die es erfordert, dass sie Entscheidungen treffen und für die Ergebnisse verantwortlich gemacht werden.

Was ist der beste Weg, die Arbeit zu delegieren, damit Sie die Angst vor der Delegierung bekämpfen, ein effizientes Team aufbauen und schneller arbeiten können?

Wie man die Arbeit effektiv delegiert (Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung)

1. Wissen, wann Sie delegieren müssen

Indem Sie verstehen, wie viel Kontrolle Sie über eine Situation behalten müssen, können Sie die beste Strategie zur Stärkung der Mitarbeiter festlegen. Es gibt 7 Delegationsstufen, die den Arbeitnehmern unterschiedliche Verantwortungsgrade bieten.

Dieses kurze Video erklärt diese Ebenen und bietet Beispiele, wann es angebracht ist, die einzelnen Ebenen zu verwenden:

Die Delegation erfolgt entlang eines Spektrums. Die niedrigste Ebene der Delegation geschieht, wenn man anderen Leuten sagt, was sie tun sollen. Sie bietet den Mitarbeitern wenig Gelegenheit, neue Wege zu gehen. Die ermächtigendste Form der Delegation tritt ein, wenn Sie in der Lage sind, den größten Teil Ihrer Kontrolle über das Projekt an den Mitarbeiter abzugeben.

Zu wissen, wie man Arbeit delegiert, hilft Ihnen zu verstehen, wie man Menschen mit Aufgaben verbindet, die ihre Talente optimal nutzen. Wenn es richtig gemacht wird, stellt es sicher, dass Sie das beste Endergebnis erhalten.

Wenn Sie entscheiden, wie Sie die Arbeit delegieren, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Müssen Sie diese Aufgabe übernehmen, oder kann es jemand anders schaffen?
  • Erfordert dies Ihre Aufmerksamkeit, um erfolgreich zu sein?
  • Wird diese Arbeit einem Mitarbeiter helfen, seine Fähigkeiten zu entwickeln?
  • Haben Sie Zeit, jemandem beizubringen, wie man diesen Job macht?
  • Erwarten Sie, dass sich solche Aufgaben in Zukunft wiederholen?

2. Identifizieren Sie die beste Person für den Job.

Sie müssen die Fackel an das richtige Teammitglied weitergeben, damit es zur Arbeit delegiert werden kann. Ihr Ziel ist es, eine Situation zu schaffen, in der Sie, Ihr Unternehmen und der Mitarbeiter eine positive Erfahrung machen.

Denken Sie an die Fähigkeiten der Teammitglieder, ihre Lernbereitschaft, ihren Arbeitsstil und ihre Interessen. Sie können die Arbeit effektiver ausführen, wenn sie fähig, trainierbar und interessiert sind. Wenn möglich, geben Sie einem Mitarbeiter die Chance, seine Stärken auszuschöpfen.

Unerfahrene Arbeiter benötigen möglicherweise mehr Anleitung als erfahrene Veteranen. Wenn Sie nicht die Zeit haben, den neuen Mitarbeiter auf Erfolg vorzubereiten, ist es nicht fair, ihn zu beauftragen. Sie müssen auch berücksichtigen, wie beschäftigt Ihre Mitarbeiter sind. Das Letzte, was Sie tun wollen, ist jemanden zu überfordern, indem Sie ihm zu viele Aufgaben übertragen.

3. Informieren und verkaufen, um das Mitglied zum Kauf zu bewegen.

Nachdem Sie die perfekte Person für den Job gefunden haben, müssen Sie sie noch dazu bringen, die neue Verantwortung zu übernehmen. Lassen Sie sie wissen, warum Sie sie für den Job ausgewählt haben. Wenn Sie anderen zeigen, dass Sie ihr Wachstum unterstützen, entsteht eine Kultur des Vertrauens. Mitarbeiter, die delegierte Aufgaben als Chance sehen, werden eher in das Ergebnis investiert.

Wenn Sie mit neueren Mitarbeitern arbeiten, bringen Sie Ihre Bereitschaft zum Ausdruck, kontinuierliche Unterstützung und Feedback zu geben. Berücksichtigen Sie bei erfahrenen Mitarbeitern ihre Ideen und Erfahrungen.

4. Seien Sie deutlich und spezifisch über die Aufgaben.

Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu erklären, warum das Projekt notwendig ist, was Sie von ihnen erwarten und wann es fällig ist. Wenn sie wissen, was Sie erwarten, werden sie eher liefern.

Indem Sie klare Erwartungen setzen, helfen Sie ihnen, die Durchführung der Aufgabe zu planen. Richten Sie Projektmeilensteine ein, damit Sie den Fortschritt ohne Mikromanagement überprüfen können. Wenn Ihr Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, einen Meilenstein zu erreichen, hat er noch Zeit, den Kurs zu korrigieren, bevor das Endprodukt fällig wird.

Diese Rechenschaftspflicht ist an Universitäten üblich. Wenn die Studierenden nur das Fälligkeitsdatum und die Grundvoraussetzungen für die Anfertigung großer Forschungsarbeiten kennen, können sie die Arbeit auf die elfte Stunde verschieben. Viele Programme erfordern, dass sich die Studenten wöchentlich mit Beratern treffen, um Anleitung, Struktur der Kurse zu erhalten und im Vorfeld von Terminen ein paar Fehler in ihren Methoden auszuarbeiten. Diese Maßnahmen ermöglichen es den Schülern, erfolgreich zu sein und ihnen gleichzeitig den Raum zu geben, großartige Arbeit zu leisten.

5. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter

Um die bestmöglichen Ergebnisse der Delegierung zu sehen, benötigen Ihre Mitarbeiter Ressourcen und Unterstützung von Ihnen. Verbinde sie mit Schulungen und Materialien, um Fähigkeiten zu entwickeln, die sie noch nicht haben. Es kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, um Ressourcen zur Verfügung zu stellen, aber Sie sparen Zeit, indem Sie die Arbeit richtig erledigen. Bei wiederkehrenden Aufgaben zahlt sich dieses Training immer wieder aus.

Manchmal brauchen Mitarbeiter eine Hilfe, um zu sehen, was sie gut machen und wie sie sich verbessern können. Feedback zu geben und zu erhalten ist ein wesentlicher Bestandteil der Delegation. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, die delegierten Aufgaben als Führungskraft zu überwachen. Während Sie den Fortschritt der Aufgaben verfolgen können, verwalten Sie die Mitarbeiter nicht im Alleingang.

Fragen Sie während des gesamten Projekts regelmäßig Ihre Mitarbeiter, ob sie Unterstützung oder Klärung benötigen. Machen Sie deutlich, dass Sie ihnen die Arbeit anvertrauen, und Sie möchten einen Raum schaffen, in dem sie Fragen stellen und Feedback geben können. Dieses Feedback hilft Ihnen, die Art und Weise, wie Sie die Arbeit delegieren, zu verfeinern.

6. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

Erkennen Sie bei regelmäßigen Überprüfungen alle Erfolge, die Sie bisher im Projekt gesehen haben. Erkennen Sie an, dass Ihre Mitarbeiter Fortschritte auf dem Weg zum Ziel machen. Das Progress-Prinzip legt dar, wie wichtig es ist, kleine Erfolge zu feiern, um die Mitarbeiter zu motivieren. Arbeiter werden effektiver und engagierter sein, wenn sie wissen, dass Sie ihre Bemühungen bemerken.

Das Erkennen von Mitarbeitern, wenn sie gut arbeiten, hilft ihnen, die Qualität der Arbeit, die Sie erwarten, zu verstehen. Das macht es wahrscheinlicher, dass sie wieder mit Ihnen an zukünftigen Projekten arbeiten wollen.

Delegation in die Praxis umsetzen

Jetzt, da Sie genau wissen, was Delegation bedeutet und welche Techniken zur effizienten Delegierung der Arbeit Sie anwenden können, sind Sie in der Lage, Ihre Aufgaben zu rationalisieren und die Produktivität in Ihrem Team zu steigern.

Delegieren bedeutet, jemand anderem Autonomie und Autorität zu gewähren, um so die eigene Arbeit zu erleichtern und ein abgerundetes, gut ausgelastetes Team aufzubauen.

Delegation mag kompliziert oder beängstigend erscheinen, aber mit der Zeit wird es viel einfacher. Beginnen Sie klein, indem Sie in den nächsten ein bis zwei Wochen ein paar Entscheidungen an Mitglieder Ihres Teams delegieren.